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Die Dokumentation ist nach Zuschlagserteilung für jedenfalls drei Jahre aufzubewahren. Für Verträge gilt, dass diese für die Dauer ihrer Laufzeit aufzubewahren sind.
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Dokumentationspflichten im Vergabeverfahren

23. September 2020
Öffentliche Auftraggeber müssen bei der Durchführung von Vergabeverfahren besondere Dokumentationspflichten berücksichtigen. Die Wahrung der Dokumentationspflichten ist insbesondere im Hinblick auf etwaige Nachprüfungs- oder Feststellungsverfahren notwendig. Ferner spielt die Dokumentation bei internen Prüfungen (interne Revision) und externen Kontrollen (insbesondere durch den Rechnungshof) eine wichtige Rolle. Der Umfang der Dokumentationspflicht ist abhängig vom gewählten Vergabeverfahren:

Für die Direktvergabe und die Direktvergabe mit vorheriger Bekanntmachung (DmvB) sieht das Bundesvergabegesetz (BVergG) folgende, erleichterte (Mindest-)Dokumentationspflichten vor:

  • Dokumentation der eingeholten Angebote oder (nur bei der Direktvergabe) der eingeholten unverbindlichen Preisauskünfte  
  • (nur bei der DmvB) Dokumentation aller wesentlichen Festlegungen und Vorgänge im Vergabeverfahren (z. B. Festlegungen für den Verfahrensablauf, Gründe für die Auswahl des erfolgreichen Angebotes)
  • Gegenstand und Wert des vergebenen Auftrages
  • Name des Auftragnehmers
  • Prüfung der Preisangemessenheit (sofern der Dokumentationsaufwand wirtschaftlich vertretbar ist)

Für alle anderen Verfahrensarten im Unter- und Oberschwellenbereich (z. B. offenes Verfahren, Verhandlungsverfahren) gilt:

  • Der Auftraggeber hat alle wesentlichen Entscheidungen und Vorgänge im Zusammenhang mit einem Vergabeverfahren so ausreichend zu dokumentieren, dass sie nachvollzogen werden können (z. B. Informationen zu den eingelangten Angeboten, Teilnahmeantragsprüfung, Angebotsprüfung, Gründe für das Ausscheiden eines Angebotes, Bestbieterermittlung). 
  • Zusätzlich hat der Auftraggeber über jeden vergebenen Auftrag einen Vergabevermerk zu erstellen.
  • Der Vergabevermerk hat gemäß § 147 Abs. 1 BVergG unter anderem zu enthalten: Gegenstand und Wert des Auftrages, Namen der berücksichtigten Bieter, Namen der Bieter, deren Angebote ausgeschieden wurden sowie die Gründe für das Ausscheiden, Name des erfolgreichen Bieters und Gründe für die Auswahl seines Angebotes etc.

Im Unterschwellenbereich kann der öffentliche Auftraggeber von der Erstellung eines Vergabevermerkes verzichten, sofern die erforderlichen Informationen ohne großen Aufwand aus der Vergabedokumentation ersichtlich sind.

Dauer der Aufbewahrungspflicht und Zweck der Dokumentation

Die Dokumentation ist nach Zuschlagserteilung für jedenfalls drei Jahre aufzubewahren. Für Verträge gilt, dass diese für die Dauer ihrer Laufzeit aufzubewahren sind. Zu beachten sind gegebenenfalls auch Aufbewahrungspflichten nach anderen Rechtsvorschriften wie z. B. nach dem Steuerrecht.

Infos

Schramm Öhler Rechtsanwälte
Herrengasse 3-5, 3100 St. Pölten
kanzlei@schramm-oehler.at
Tel.: 02742/222 95