Mahnschreiben
Ein Software-Roboter erkennt ein eintreffendes Schreiben als Mahnung, extrahiert die relevanten Daten über Lieferanten etc., analysiert die aufgelisteten Fälle und informiert die zuständige Person in der Gemeinde rechtzeitig, um Verzugszinsen zu vermeiden.
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Digitalisierung

Wenn ein „Roboter“ bei Verwaltungsaufgaben hilft

8. Juli 2022
Die Pandemie hat einen deutlichen Digitalisierungsschub bewirkt, was sich auch in den Gemeindestuben zeigt. Die Kommunen wollen in vielen Bereichen hochgradig digitalisieren. Ein Großteil der Bürotätigkeiten sind jedoch nach wie vor wiederkehrend, zeitaufwändig und für das betreffende Personal wenig motivierend. Eine neue intelligente Technologie – sogenannte RPA - kann diese Tätigkeiten schneller, fehlerfrei und automatisiert durchführen und somit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entlasten. Post Business Solutions bieten Gemeinden speziell maßgeschneiderte Lösungen, die sie am Österreichischen Gemeindetag 2022 in Wels in einem Workshop präsentierten.

RPA steht für Robotic Process Automation und automatisiert zahlreiche Prozesse mittels „Software-Robotern“. Dem zugrundeliegend sind Methoden aus der Künstlichen Intelligenz bzw. dem maschinellen Lernen. Der „Roboter“ nutzt bestehende IT-Systeme: Tätigkeiten am Bildschirm, die den Zugriff auf unterschiedliche Webseiten, Programme und in Datenbanken erfordern, können automatisiert im Hintergrund laufen, wie beispielsweise das Ausfüllen von Formularen oder das Herunterladen, Extrahieren oder Analysieren von Dateien.

Welche Vorteile bringt RPA?

Die Vorteile dieser „Roboter“ liegen auf der Hand: Sie sind immer verfügbar, schnell, vielfältig einsetzbar und bringen nicht zuletzt eine Kostenreduktion. Durch laufende Dokumentation steigt auch die Transparenz innerhalb der Prozesse.

Im Gegensatz zu menschlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wird der Roboter nicht krank, benötigt keinen Urlaub und macht keine Fehler. Gleichzeitig werden dem Personal ermüdende und monotone Tätigkeiten abgenommen, was eine nachhaltige Entlastung für das Team in der Verwaltung bringt.

Mögliche Anwendungsbereiche in Gemeinden

Die Einsatzgebiete von Software-Robotern in Gemeinden sind vielfältig und stark von der individuellen Gemeinde sowie der Gemeindegröße abhängig. In größeren Gemeinden werden viele aufwändige Prozesse bereits ausgelagert, während in kleinen Gemeinden administrative Arbeiten von einer kleineren Anzahl an Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern geleistet werden.

Eine aufwändige und ermüdende Tätigkeit ist etwa die DSGVO-Auskunft. Sie kann von dem „Roboter“ ebenso automatisiert werden, wie die Verknüpfung von Gemeindesystemen zu anderen Plattformen wie beispielsweise Heurigenkalender. Weitere Einsatzbereiche sind Gebäudemanagement und Gebäudeverwaltung, sowie Datenverarbeitung und Prozesse im Bildungsbereich.

So kann der „Roboter“ etwa auch einkommende Rechnungen prüfen und unterschiedliche Systeme miteinander abstimmen. Dabei werden laufend Screenshots zur Dokumentation der automatisierten Tätigkeit angelegt. Im Workshop im Rahmen des Österreichischen Gemeindetages bekamen die Teilnehmerinnen und Teilnehmer einen Einblick in die Praxis eines speziell für die Bearbeitung von Mahnungen programmierten „Roboters“:

Beispiel: „Roboter Mahnfred“

Ein Software-Roboter erkennt ein eintreffendes Schreiben als Mahnung, extrahiert die relevanten Daten über Lieferanten etc., analysiert die aufgelisteten Fälle und informiert die zuständige Person in der Gemeinde rechtzeitig, um Verzugszinsen zu vermeiden. Kurz gesagt: Der Roboter sammelt alle relevanten Daten, bereitet sie klar auf und leitet sie zeitnah an die zuständige Person weiter. Dadurch werden einerseits Kosten reduziert und andererseits Mitarbeitende entlastet.

Maßgeschneidertes Paket für die Gemeinde

Die Post Business Solutions bieten Gemeinden solche und ähnliche Lösungen an, die je nach Bedürfnissen und Anwendungsfeld der jeweiligen Gemeinde als individuelles Paket entwickelt werden können. Post Business Solutions stehen dabei mit Beratung, Planung der maßgeschneiderten Angebote und mit Schulungen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Verfügung.

Mehr dazu unter: https://www.post.at/g/c/rpa