Künstliche Intelligenz für Gemeinden?

Und hier sind wir schon mitten in dem, was KI sein soll. Eine Unterstützung, eine Arbeitserleichterung, die hilft, effizienter zu werden und sich auf Dinge zu konzentrieren, die tatsächlich menschliche Intelligenz erfordern. Sie kann Routinen ersetzen oder häufig wiederkehrende Tätigkeiten viel schneller erledigen. Und im öffentlichen Umfeld gibt es sehr viele regelbasierte Vorgehen und Tätigkeiten, sodass der Blick, wo der Einsatz von KI möglich ist, wirklich lohnend sein kann. 

Vorweg, der Einsatz von KI wird sich meiner Einschätzung nach rasant weiterentwickeln und auch die Arbeitswelt durchdringen und gleichzeitig wird es kein Allheilmittel sein. Auch sehe ich nicht die Angst, dass die Mitarbeiter:innen in der öffentlichen Verwaltung nicht mehr gebraucht werden und durch KI ersetzt werden. Im Gegenteil, sie kann sogar unterstützen, die oftmals angespannte Personalsituation zu entlasten. Es wird allerdings neue Fertigkeiten, Kompetenzen, ja Berufsbilder geben. Und das wiederum wird die Arbeitsformen und Arbeitsplätze sicherlich verändern. Es macht also Sinn, sich damit – jetzt – auseinanderzusetzen.

Was Künstliche Intelligenz kann

Künstliche Intelligenz kann große Datenmengen, die aus Texten, Bildern, Videos, Sprache, Sensoren oder anderweitig vorliegen, verarbeiten, erkennen, analysieren, zusammenfassen, Prognosen erstellen, Ableitungen treffen, neue Resultate erschaffen und in gewissem Ausmaß entscheiden oder bei der Entscheidungsvorbereitung unterstützen. 

Anders als bei klassischen IT-Lösungen wird nicht statisch auf Daten zurückgegriffen, sondern es ist eine Weiterentwicklung ­möglich, basierend auf den zugrunde liegenden Algorithmen, Datenschichten und den Verknüpfungen (neuronalen Netzen), daher wird auch von maschinellem Lernen gesprochen.

Der angesprochene Algorithmus ist eine eindeutige „Handlungsanweisung“, die in ein Computerprogramm geschrieben ist und so abgearbeitet werden kann. Auch das Verwaltungshandeln folgt in hohem Ausmaß sehr klaren Abfolgen. Daher eignen sich in der Regel KI-unterstützte Tools auch entlang eines Verwaltungsverfahrens, was in der Abbildung deutlich wird. 

Vor einem Antrag sind meist für die Antragsteller:innen Informationen notwendig. Auch diese könnten zukünftig in einer Art Chat (Frage–Antwort) schriftlich (wie jetzt schon in Chatbots) oder auch über Sprache zukünftig möglich sein. Gerade Beauskunftungen sind bisher sehr personalintensiv und könnten die Verwaltung entlasten und zum Beispiel, falls notwendig, zugrunde liegende Bescheide, Rechtsinformationen usw. KI-basiert rasch analysieren lassen. 

Bei der Antragstellung selbst könnte das Befüllen KI-unterstützt erfolgen (zum Beispiel mit Chatbots, mit Sprachsteuerung, durch Auszüge aus anderen Dokumenten, die möglicherweise OCR-basiert ausgelesen werden, u. a.). Notwendige Identifizierung, Plausibilisierung oder geolokalisierte Analysen, wenn z. B. Luftbilder analysiert werden etc., bieten das Potenzial, durch KI-Lösungen unterstützt zu werden. Dies setzt sich bei der Akteneinsicht (die ja oftmals sehr umfangreich sein kann) fort und auch bei der Beantwortung von Einwänden.

„Kurzum, jeder einzelne Verfahrensschritt (siehe Abbildung oeben, Anm.) bietet Anknüpfungspunkte, um die oben angeführten ‚Funktionalitäten‘ von KI arbeitserleichternd einzusetzen“, ist Hans-Werner Streicher, Digital Engineer und Projektleiter „Digitale  Transformation“ beim Land Oberösterreich, überzeugt. 

Was KI-Lösungen brauchen

Streicher leitet in der oberösterreichischen Landesverwaltung das Projekt „Elektronische Einreichplattform für AVG-Verfahren“ (kurz EPA) und arbeitet konkret daran, KI-Lösungen in den Verfahrensschritten einzusetzen und auch selbst zu entwickeln. In der Praxis werden zumeist „fertige“ KI-Komponenten eingesetzt, denn die eigene Entwicklung erfordert neben Know-how in der Regel eine hohe Rechnerleistung und Personalkapazitäten, um die KI entsprechend zu trainieren. Grundvoraussetzung sind zudem immer vorhandene (oder zugekaufte) Trainingsdaten, um zum Beispiel Sprachmodelle zu entwickeln, die eine Dialektfärbung „verstehen“. 

Dabei braucht das KI-Tool enorme Datenmengen. „Während der Mensch sehr schnell und einfach einen Lachs von einer Forelle unterscheiden kann, braucht ein KI-Tool Tausende Bilder, um die Unterschiede zu ‚lernen‘ und sie zukünftig bei neuen Bildern anwenden zu können“, bringt es Ulrich Bodenhofer, Professor für Artificial Intelligence an der FH OÖ, Campus Hagenberg, anschaulich auf den Punkt.

Für einen qualitätsvollen, weitgehend diskriminierungsfreien und verantwortungsvollen Einsatz von KI-Lösungen sind zum einen die zugrunde liegenden Daten (in Qualität, Umfang, personenbezogene, offene Daten, Aktualität …) relevant, aber ebenso die verwendeten Algorithmen. Bereits in der Konzeptionierung und Entscheidung über die Anwendung von KI müssen solche Fragestellungen geklärt werden. Transparenz darüber oder auch bezüglich Fehlerquoten, Bereinigung von Fehlern usw. kann die Akzeptanz und das Vertrauen steigern. Und nicht zuletzt muss auch die Wirtschaftlichkeit bzw. die Abhängigkeit von Dienstleistern im Auge behalten werden. 

Was eine einzelne Gemeinde möglicherweise überfordert, kann gemeinschaftlich geschafft werden. Ein Beispiel dafür ist zum Beispiel die Kommunikationslösung „Newsadoo“, die aus rund 100.000 veröffentlichten Newsbeiträgen von mehr als 1.000 Zeitungen, Plattformen, Unternehmen und Organisationen relevante Informationen extrahiert, und das täglich. Anders ausgedrückt: „Newsadoo sammelt, versteht und sortiert Newscontent vollautomatisch und macht ihn personalisiert, themenspezifisch und dezentral zugänglich“, so David Böhm, dessen Anwendung in über 400 Gemeinden in Oberösterreich Mehrwert schafft – durch einfache Einbindung dieser Informationen in die verschiedenen kommunalen Kommunikationskanäle. 

Interessant zu wissen ist, dass die zugrunde liegende Datenbasis selektiert werden kann, um die Sachlichkeit zu wahren. Die Lösung wurde übrigens mit dem Österreichischen Verwaltungspreis 2023 des BMKÖS und im November 2023 mit dem Digitalos in Oberösterreich prämiert, beides mit dem Vorreiter der Marktgemeinde Kremsmünster. Ein wichtiger Nutzen für Amtsleiter Reinhard Haider ist – neben den zusätzlichen interessanten Inhalten auf der Webseite – die messbar längere Aufenthaltsdauer. 

Investition in die Menschen

Weil KI nicht eine rein technische Lösung ist, sondern immer die Organisation und Menschen betrifft, die damit arbeiten, die sie einsetzen und anwenden, sollte im Zuge der Personalentwicklung den Mitarbeiter und Führungskräften ein Grundverständnis für die Funktionalitäten, Arbeitsweisen und Möglichkeiten, aber auch für die Grenzen von KI-Instrumenten vermittelt werden.

In Bezug auf die Grenzen ist auf die Letztverantwortung der Entscheider und Anwender zu verweisen. Resultate einer KI sollten daher nie unreflektiert übernommen werden. KIs können mitunter sogar „halluzinieren“ und unrichtige Ergebnisse liefern, die sich eigentlich nicht aus den Daten heraus ableiten lassen.

Das weithin bekannte ChatGPT von Open AI spaltet dabei im Umgang mit KI. Verwaltungen schwanken zwischen Verbot von ChatGPT und neugierigem Ausprobieren oder spielerischem Lernen, wobei „Verwaltungsdaten“ im World Wide Web tatsächlich mitunter problematisch sein können. Geschützte Unternehmensumgebungen von GPT-Lösungen sind hier eine Lösung, die auch mit entsprechenden Vorlagen von Prompts (Fragen und Anweisungen) oder mit Zugriffsberechtigungen auf gewisse Daten nutzenstiftend eingesetzt werden können.  Gleichzeitig ist es wichtig, die Scheu vor neuen „Arbeitsmitteln“ abzulegen und eine praktikable Handhabe zu erlernen. 

KI hat bereits in der Gemeindeverwaltung Einzug gehalten und wird dies noch intensiver tun. Sie wird noch viele Fragen aufwerfen, unter anderem im rechtlichen Bereich (Stichwort AI Act, DSGVO u. a.). Sich dafür zu wappnen ist daher für Führungskräfte und Mitarbeiter:innen, auch auf Gemeindeebene unerlässlich.