Die Außenprüfung
Abhängig vom Prüfungsinhalt wird bei der Außenprüfung zwischen einer Betriebsprüfung und einer „gemeinsamen Prüfung aller lohnabhängigen Abgaben“ (GPLA) unterschieden:
Betriebsprüfung
Der Fokus liegt auf den Bereichen Umsatzsteuer, Körperschaftsteuer, Energieabgabenvergütung (ENAV), Werbeabgabe etc. – also auf den betrieblichen Abgabenarten. Geprüft wird nur durch das Finanzamt. Für Gemeinden, Gemeindeverbände und sonstige Körperschaften öffentlichen Rechts ist das Finanzamt Wien 1/23 zuständig. Für Gemeindegesellschaften das jeweilige Betriebsstättenfinanzamt. In vielen Fällen überprüft das Finanzamt bei Gemeinden den anteiligen Vorsteuerschlüssel bei Bauhof und Amtsgebäude, zu Unrecht geltend gemacht Vorsteuerbeträge und unter Umständen das Bestehen von Betrieben gewerblicher Art.
GPLA
Die „gemeinsame Prüfung aller lohnabhängigen Abgaben“ befasst sich vorwiegend mit der Lohnverrechnung sowie den darin abgebildeten Abgabenarten: Sozialversicherung, Lohnsteuer, DB, DZ (sofern Kammerumlagenpflicht besteht) und Kommunalsteuer. Im Regelfall führen das zuständige Finanzamt und die Sozialversicherungsanstalt (GKK oder BVA) die Prüfungen abwechselnd durch. Geprüft werden regelmäßig der Sachbezug von Kfz, die Abgrenzung zwischen Dienstvertrag, Werkvertrag oder freier Dienstvertrag oder die Schmutz- und Erschwerniszulagen.
Auswahlkriterien
Ob man für eine Betriebsprüfung ausgewählt wird, kann von verschiedenen Kriterien abhängen: Zum einem wird anhand der internen Kapazitäten bzw. Auswahlverfahren entschieden, wer wann geprüft werden soll. Auf der anderen Seite gibt es Risikobranchen, welche öfter geprüft werden (z. B. Bauwirtschaft). Aber auch Folgeprüfungen zu bereits durchgeführten Außenprüfungen oder Prüfungen aufgrund von externen Auslösern (z. B. Insolvenz) sind möglich.
Oft ist es der Wunsch von Abgabepflichtigen, eine Prüfung im Zusammenhang mit Betriebsübergaben bzw. Pensionierung von Geschäftsführern, Amtsleitern zu beantragen. Dies ist derzeit noch nicht möglich, wird jedoch als Möglichkeit im Regierungsprogramm 2017-2022 angedacht.
Ablauf einer Außenprüfung
Die zuständigen Prüfungsorgane haben sich mindestens eine Woche vor Prüfungsbeginn anzumelden, ausgenommen der Prüfungszweck wird dadurch vereitelt (z. B. Fluchtgefahr des Abgabepflichtigen durch Ankündigung der Prüfung). Die Anmeldung erfolgt entweder beim steuerlichen Vertreter (sofern einer vorhanden) bzw. direkt bei der Gemeinde. Die zuständigen Prüfer geben bereits bei der Anmeldung die Art der Prüfung, die Abgabenarten und den zu prüfenden Zeitraum an.
In den meisten Fällen werden Prüfungen beim Steuerpflichtigen vor Ort bzw. beim steuerlichen Vertreter durchgeführt. Selten erfolgt eine Überprüfung in den Räumlichkeiten des zuständigen Finanzamtes.
Zu Prüfungsbeginn hat sich das mit der Außenprüfung beauftragte Organ unaufgefordert auszuweisen und den Auftrag zur Prüfung vorzuweisen. Der Prüfungsauftrag enthält die Umschreibung über die zu prüfenden Abgabenarten und Zeiträume. In der Regel umfassen Außenprüfungen einen Zeitraum von drei bis fünf Jahren.
Grundsätzlich gilt, dass bereits einmal geprüfte Zeiträume nicht ohne Zustimmung des Abgabenpflichtigen geprüft werden dürfen. Bitte beachten Sie, dass die Wiederaufnahme von bereits geprüften Zeiträumen ohne Zustimmung des Abgabenpflichtigen möglich ist, wenn:
- Prüfung von Abgabenarten, welche bei vorherigen Prüfungen nicht erfasst gewesen sind
- Prüfung zur Klärung, ob eine Wiederaufnahme des Verfahrens gegeben ist
- Prüfung bei Beschwerdefällen auf Veranlassung – nur zur Prüfung der Begründung oder neuer Beweise und Tatsachen
Der Prüfungsauftrag enthält immer auch die Möglichkeit des Steuerpflichtigen zu Prüfungsbeginn eine Selbstanzeige gemäß § 29 FinStrG abzugeben. Sollten tatsächlich im Zuge der Vorbereitung auf die Betriebsprüfung Tatsachen hervorkommen, welche über z. B. „reine“ Buchungsfehler hinausgehen, kann die Selbstanzeige für solche Fälle genutzt werden.
Aber Achtung: Straffreiheit tritt nicht ein, wenn bereits Verfolgungshandlungen seitens der Abgabenbehörde getroffen worden sind, oder die Betriebsprüfung aufgrund des Wissens der Behörde zur Tat eingeleitet worden ist.
Vorbereitungsarbeiten
Als zuständiger Mitarbeiter können Sie bereits für den Prüfungsbeginn die notwendigen Unterlagen vorbereiten. Mittlerweile ist es Standard, einen Export der Buchhaltung bzw. Lohnverrechnung in elektronischer Form an den Prüfer zu übergeben. Aber auch die dazugehörigen Unterlagen können bereits griffbereit vorbereitet werden: Kaufverträge, Rechnungen, Rechnungsabschlüsse, Urlaubskarte, Dienstverträge, Honorarabrechnungen, Werkverträge etc. Bei Rechtsfragen ist es ratsam einen fachlich fundierten Steuerberater hinzuzuziehen.
Bitte beachten Sie: Der Prüfer bereitet sich auch auf die Prüfung vor und wird sich den beim Finanzamt hinterlegten Steuerakt durchsehen. Des Weiteren hat er Zugriff auf den letzten Prüfungsakt und die Ergebnisse der letzten Überprüfungen. Im Zeitalter des Internets informieren sich die Prüfer natürlich auch über die Homepage über den zu prüfenden Abgabenpflichtigen.
Abschluss der Prüfung
Jede Außenprüfung ist mit einem Prüfungsbericht abzuschließen, in welchem die Feststellungen aufgeführt werden. ACHTUNG: Ein Prüfbericht ist auch dann auszustellen, wenn es seitens der prüfenden Behörde keine Beanstandungen gegeben hat!
Dem Prüfungsbericht vorgelagert ist die Schlussbesprechung. Diese kann entfallen, wenn es keine Feststellungen gegeben hat. Diese muss jedoch auf Verlangen des Steuerpflichtigen zwingend durchgeführt werden. Über die Schlussbesprechung ist eine Niederschrift auszufertigen, welche von den anwesenden Parteien zu unterzeichnen ist.
Sind während der Außenprüfung Feststellungen hervorgekommen, so sind die Bescheide der betreffenden Jahre wiederaufzunehmen und gemäß Prüfungsfeststellungen abzuändern und neu zu erlassen.
Gegen die neu erlassenen Bescheide kann innerhalb der gesetzlichen Frist – diese beginnt ab Bescheidzustellung – Beschwerde eingebracht werden. Aber Achtung, je nach zuständiger Behörde sind die Fristen unterschiedlich: Während für Umsatz-, Körperschaft- und Lohnsteuer sowie Dienstgeberbeitrag und Kommunalsteuer gemäß BAO eine Beschwerdefrist von einem Monat gilt, beträgt diese bei der Sozialversicherung mitunter nur 14 Tage.
