Die Möglichkeiten der Digitalisierung können helfen, die Personalsuche zu vereinfachen.
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Bewerbungsmanagement

Wie suchen und finden Gemeinden künftig neue Mitarbeiter?

10. Dezember 2022
In den nächsten Jahren stehen in fast allen österreichischen Gemeinden größere Anzahlen an Pensionierungen bevor. Zusätzlich steigt bei den Gemeindemitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Bereitschaft zum Wechsel in andere Gemeinden oder in die Privatwirtschaft. Der allgemeine Fachkräftemangel beschleunigt diese Entwicklung, weil private Unternehmen oft bessere Bezahlung oder Rahmenbedingungen mit attraktiven Sozial- und Zusatzleistungen bieten können. Wie aber können sich Gemeinden als attraktiver Arbeitgeber positionieren?

Eine der ersten und zentralen Präsentationflächen einer Gemeinde ist logischerweise die eigene Homepage. Sie gibt einen ersten Überblick der Gemeinde mit allen wichtigen Informationen und zeigt auch das digitale Erscheinungsbild der Gemeinde nach außen. Kurz zusammengefasst zeigt die Homepage: Ist die Gemeinde modern oder veraltet?

Merkmale einer modernen Homepage sind:

  • Übersichtliche Struktur (man kann sich dabei die Frage stellen: Findet eine externe Person schnell und einfach die Informationen, die sie sucht?) 
  • Verwendung von aktuellen Bildern und Grafiken 
  • Responsives Webdesign  – dabei passt sich die Ansicht auf das jeweilige Endgerät (wie zum Beispiel ein Smartphone) automatisch an und wird dadurch auf allen Geräten leserlich.

Bei der der Personalsuche ist die gemeindeeigene Homepage eine wichtige Anlaufstelle und zentraler Informationskanal zur breiten Öffentlichkeit.

Natürlich sind Kommunikationsmittel wie die Gemeindezeitung und soziale Medien nicht zu vernachlässigen, jedoch kann bei richtiger Nutzung und passender Abstimmung der Homepage mit den anderen Kommunikationsmitteln die tägliche Arbeit der Gemeindemitarbeiterinnen und Gemeindemitarbeiter deutlich entlasten und ein umfangreicher Mehrwert für die Bürgerinnen und Bürger geschaffen werden. Digitales Amt ist dabei das große Stichwort. 

Beispiele für innovative Gemeinden bei der Personalsuche sind die Stadtgemeinden Villach, Hallein, Wels und die Gemeinde Hörsching.

Personalsuche digitalisieren und vereinfachen

Bewerbungsformulare im PDF-Format zum Ausfüllen und ausdrucken oder generell die Einreichung von Bewerbungsunterlagen auf Papier sind bei zahlreichen Gemeinden noch immer üblich, obwohl diese Art der Bewerbung sowohl für Bewerber, als auch für Gemeinden sehr aufwendig und auch fehleranfällig ist.

Bewerbermanagementprogramme können zahlreiche Schritte der Personalsuche und -auswahl beschleunigen und automatisieren. So kann gleich bei Beginn eines neuen Suchprozesses die Stellenausschreibung mit unterschiedlichen Textvorlagen im passenden Programm einfach und rechtssicher erstellt werden.

Mithilfe eines Onlineformulars auf der eigenen Homepage können Bewerber die eigenen Daten direkt eintragen, den Lebenslauf als Anlage anfügen und einfach digital an die Gemeinde schicken.

Die Bewerbung auf unterschiedlichen sozialen Medien und Jobplattformen zu posten wird neben klassischen Inseraten in Zeitungen immer mehr zum Standard. 

In diesem Zusammenhang kann das Online Bewerbungsformular direkt verlinkt werden und jede interessierte Person kann sich nach dem Durchlesen der Stellenausschreibung sofort und direkt bewerben. Mittels einer automatischen Mailantwort weiß der oder die Bewerberin gleich, ob die Bewerbung auch angekommen ist.

Speed wins

Die Dauer der Stellenausschreibung sollte so gestaltet werden, dass die Bewerber im Auswahlverfahren möglichst zeitnahe nach den persönlichen Vorstellungsgesprächen über die Entscheidung des zuständigen Gremiums informiert werden. Ansonsten droht die Gefahr, dass die erstgereihte Person schon einem anderen Arbeitgeber zugesagt hat.

Checklist für Gemeinden

  • Übersichtlichen Plan über die bevorstehenden Pensionierung erstellen.
  • Die klare Struktur und Übersichtlichkeit der Gemeinde-Website mithilfe von Vorbildern aus anderen Gemeinden verbessern.
  • Konzepte und Marketingmaßnahmen zur besseren Darstellung der Gemeinde als attraktiver Arbeitgeber erarbeiten. (Employer Branding)
  • Bewusstseinsbildung über die Vorteile und den Mehrwert der Digitalisierung bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern stärken.
  • Professionelles Online-Stellenportal mit allen offenen Stellenausschreibungen in der eigenen Website integrieren. (Best-Practice-Bespiel: www.villach.at)
  • Bewerbungsschritte und Auswahlverfahren mithilfe einer Bewerbermanagement-Software verbessern und beschleunigen (z. B. www.kommunos.info