Datenschutz bei der Auftragsvergabe

• Juristische Personen (z. B. GmbH, Aktiengesellschaften etc.) genießen keinen datenschutzrechtlichen Schutz. Daten von natürlichen Personen, z. B. Name und Kontaktdaten der Ansprechperson einer juristischen Person, von Schlüsselpersonal etc. genießen jedoch datenschutzrechtlichen Schutz.
• Die Verarbeitung von Daten ist nach der DSGVO dann rechtmäßig, wenn dies zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erfolgt, der der Verantwortliche (im Vergabeverfahren der öffentliche Auftraggeber / die Gemeinde) unterliegt.
• Öffentliche Auftraggeber sind zur umfassenden Dokumentation aller wesentlichen Entscheidungen und Vorgänge im Vergabeverfahren für mindestens drei Jahre ab Zuschlagserteilung verpflichtet. Das heißt auch, dass sie beispielsweise die Eignungs-, und Zuschlagskriterien, sowie gegebenenfalls die Auswahlkriterien, und die dazu gemachten Angaben überprüfen müssen. Diese den Auftraggeber treffenden gesetzlichen Verpflichtungen stellen jedenfalls einen Grund für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten dar.
• Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung ändert jedoch nichts an den Betroffenenrechten von natürlichen Personen, deren Daten verarbeitet werden. Diese Bestimmung ist vor allem dann relevant, wenn Bieter personenbezogene Daten Dritter mit dem Angebot an den öffentlichen Auftraggeber übermitteln wie z. B. Strafregisterbescheinigungen von Mitgliedern der Leitungsorgane.
• Besonders das Recht auf Information kann in der Praxis zu Schwierigkeiten führen. Es empfiehlt sich daher die nach Art 14 DSGVO geforderten Informationen bereits in die Unterlagen oder Formulare des Vergabeverfahrens zu integrieren, um die Informationspflicht damit bereits im Vorhinein zu erfüllen.

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