e-Government
Den Kunden wird freigestellt, auf welchem Weg sie Anträge einbringen.
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Gemeindeverwaltung gänzlich digital

15. September 2021
In Sankt Marien in Oberösterreich setzt man auf papierlose Verwaltung. Dafür wurde die Gemeinde beim A1 Digital Award ausgezeichnet.

Wenn von e-Government und Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung gesprochen wird, geht es Großteils um die Optimierung des Inputs, also hauptsächlich um die Verfügbarkeit der Antragstellung für die Bürgerinnen und Bürger. Auch der Output wird durch Portale, Apps und Ähnlichem zeitgemäß gestaltet. Die eigentliche Leistungserstellung wird bei der Digitalisierung aber wenig beachtet.

Die Gestaltung der kommunalen Prozesse ist aber wesentlich für Effizienz und Effektivität. Deshalb hat die Gemeinde St. Marien einen etwas anderen Weg bei der Digitalisierung beschritten.

Kunden können Kommunikationskanal wählen

Es wurde definiert, dass in einer Umwelt mit verschiedensten Kommunikationskanälen den Kundinnen und Kunden freigestellt sein muss, wie beispielsweise Anträge bei der Verwaltung eingebracht werden können. Egal ob mündlich, schriftlich oder digital, die Anbringen werden beim Einlangen harmonisiert und zu digitalen Auslösern der kommunalen Geschäftsprozesse. Das gesamte Gemeindeamt ist in seinem Tun gänzlich digital.

Auch Output digital

Auch der Output erfolgt ausschließlich digital, und zwar in der Form, dass egal ob RsA, RsB, Postversand, LetterLink und dergleichen ein Datenstrom mit der kommunalen Korrespondenz an die Post AG übertragen wird. Die Post entscheidet dann über die Art der Zustellung bis hin zum eventuell erforderlichen Druck für die konventionelle Briefbeförderung.

Die Vorteile der vollständigen Digitalisierung der kommunalen Verwaltung sind die ortsunabhängige Verfügbarkeit aller Informationen und Prozesse, der hohe Grad der Automatisierung und die Standardisierung der Abläufe. Trotzdem wird der Kontakt mit den Kundinnen und Kunden gepflegt und auf deren Wünsche eingegangen.

Der Weg

Die knappen Ressourcen in der Verwaltung versucht man in St. Marien mit Innovation auszugleichen.

Nach dem Motto „Man muss gegen den Strom schwimmen, um an die Quelle zu kommen“ hat die Gemeinde mit der SAP-basierenden Software GeOrg, dem 360 GRAD STÄDTE- UND GEMEINDEORGANISATOR der steirischen Fa. Comm-Unity, 2016 das papierlose Büro zu 100 Prozent realisiert.